50代企業内診断士のつぶやき

50代の企業内診断士が、中小企業診断士試験や合格後の副業、iPadなどを使ったペーパーレスに挑戦する様子、エクセルの活用、会社員あるある、等をつづります

iPadPro11でペーパーレス化に挑戦

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<この記事は2529字です>

 

今回は、私が今実践しているiPadProを使ったペーパーレス化について書きたいと思います。

 

私の仕事概要

私は、インテリア関連の仕事をしています。その業務の特性で、家や建物などの建築図面を多く取り扱い、それを基に打ち合わせをすることが多いです。

多いときは30枚以上の図面を持参することもあります。図面サイズは、ほとんどがA3サイズです。

また、社内では様々なプロジェクトがありその打ち合わせが、週に1~2回程度あります。打合せでは、紙ベースの資料配布されることが多々あります。

なぜペーパーレス化が必要か?

私は出張がとても多く、月の三分の一はどこかに出かけています。長いときは2週間ほど出っ放しということもあります。

その際に、ただでさえ大きめのA3サイズの図面を何十枚も持って移動するのはかなりしんどいです。A4サイズにすれば軽くなりますが、今度は文字が小さくなってしまい、老眼の始まった我々世代には厳しくなります。

また、外出中に問合せや確認の連絡があり、すぐ答えなければならないことも頻繁にあります。その時にA3の図面をペラペラめくって資料を探すのは大変です。

そんな、悩みを解決できるのではないか?がペーパーレス化の目的です。

私の持っている装備

まず私の環境から説明します。

  • 携帯電話:iPhone7(私物)、iPhoneSE(会社)
  • PC:SurfacePro(会社)
  • タブレット:iPadPro11(私物)

となっています。

Surface Pro モバイルバッテリーで充電できます - 50代企業内診断士のつぶやき

会社から提供されているものと、私物が混ざっていますが、私のペーパーレス化に会社をお金を出してくれませんので仕方ありません。私が人柱となって、うまく運用することができれば、晴れて会社提供となっていくでしょう。まあ、ほとんど自分の趣味のようなものですが・・

検討入手したアプリ

メインで使うノートアプリ

  • GoodNote
  • OneNote

スキャンアプリ

  • Microsoft Office Lens
  • Adobe Scan
  • DocScaner

*追記

スキャンアプリは、結局ほとんど使わなくなりました。理由は、事前に準備するならコピー機でスキャンしたほうが早いしきれいなんですね。また、出先で配布された資料が何枚もあると撮影に時間がかかってしまいます。結局紙にペンで書き込み、事務所に帰ってからそれをスキャン&保存する、というオペレーションにしています。

検討したクラウドサービス

データ連携には、クラウドサービスが不可欠です。登録すれば無料で使えるものも多いのでそれらを活用したいですね。クラウドサービスで有名どころは下記となります。

  • DorpBox
  • Evernote
  • iCloud(アップルが提供)
  • GoogleDrive(グーグルが提供)
  • OneDrive(マイクロソフトが提供)

どれも登録さえすれば無料でつかえるものです。連携に有効なサービスは、使用するアプリによって使い分ないといけないですね。無料で使えるデータ量はどれも2G程度ありますので、テキストやPDF図面程度のデータ量なら何とかなりそうです。

 

EvernoteとPostEverは最強の組み合わせ


OneNoteとGood Note

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OneNote

OneNoteとGoodNotesは両方とも高機能なアプリです。私の印象ですが、OneNoteはPCで活躍し、キーボードをメインとして使う、GoodNotesはiPadの手書きをメインとして使うアプリ、だと思います。

OneNoteはファイルの添付や手書き、音声録音データ、画像撮影や挿入などなんでもドロップ&ドラッグで格納できます。

また、画面の大きさが無限である為、自由度が高いノートといえるでしょう。しかし、その反面データが大きくなってしまいがちです。

マイクロソフトのアプリなので、どちらかというとペン入力よりもキーボードの方が使いやすいと感じます。

OneNoteは、OneDriveと連携しており保存を気にしなくても勝手にデータが保存され私が持っているPCやiPhoneやiPadとも勝手に同期してくれます。とても便利です。

 

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GoodNotes

GoodNotesは、iPad専用アプリです。したがってPCでは使えません。

しかし、このアプリの良さは、手書きのノートの感覚でつかえるという事です。さらにアップルペンシルの性能の良さもあり、本当に手書きをしている感覚で入力できます。そして、手書きした資料はデータですので何百枚あってもiPad内に保存できます。

私は、紙の図面を扱っていますので、それが自分の感覚に近いと思いました。また、PDFのデータを簡単に取り込みや出力することができますので、私にマッチしています。

このような検討を重ねた結果。私はGoodNotesを使うことにしました。まだ迷いがありますがとりあえず、このアプリを基準にして、ペーパーレス化を組み立てていきたいと思います。

GoodNoteは、ただのノートアプリではなく下記のような機能も備えています。

フォルダを使い階層化できる

下図は、立ち上げ直後の画面です。新規作成からフォルダを作ることができます。

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その下の階層にもフォルダを作成できるため、PCでのファイル管理と同じ感覚で整理できます。

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iPadOSでPDFファイルを効率的に活用する方法

検索機能が充実

メモ内のテキスト検索ができます。なんと手書き文字もテキストして検索対象となります。検索範囲は、フォルダ内でも全資料検索も可能です。

下図のように検索結果が、キーワードの前後のテキストと図が表示されますので、記憶をたどりやすくなっています。

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クラウドサービスとの連携

標準で、iCloud,GoogleDrive,OneDrive,からファイルを読み込むことが可能です。PDFファイルはそのファイルを一つのノートに取り込むことが可能です。また、ノート内に挿入することも可能です。私は、図面をそのままノートとして取り込んでいます。

そこで、編集したデータをPDFで出力するのも簡単です。

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 PDFを読み込む。ノートに張り付けるのではなくPDFリーダーとして開くことが可能。この辺りはOneNoteにはない機能ですね。

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今回は、ペーパーレス化にあたりGoodNoteを基軸として組み立てるまでの説明をさせていいただきました。GoodNoteは960円の有料アプリですが、とてもよくできています。特に手書き文字までもそのまま検索できる機能は秀逸です。

 

追記

iPadOSが登場して、さらにファイルの扱いがしやすくなりましたね。また、クラウドサービスに関しては、iPadを使うのであれば、iCloudがよいかな?と思うようになりました。そのあたりは、下の記事で書いています。

iPadOSでPDFファイルを効率的に活用する方法