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私の所属部署はおっさんばっかりで、ITリテラシーが極薄です。そんなメンバーが、コロナウイルス対策の影響でテレワークに突入しました。
出張は制限されていますので、打ち合わせは今までのように集合するわけにはいきません。
御多分に漏れず、ZOOMを使わざるを得ない環境になっってしまったわけです。
そんなメンバーに、ZOOMの使い方を教えていく中で、いろいろと思う事やコツなどつかみましたので、つづりたいと思います。
意外と導入は簡単にできた
前述しましたが、私の所属部署の大半は５０代後半から６０代後半のメンバーです。パソコンが入れ替わったり、会社で新しいアプリを導入したりすると、その導入手続きや操作の説明などでかなりの時間を取られてしまいます。正直なはなし、何故分からないかが、わからないのでいつもかなりイライラします。
そんなメンバーでもZOOMについては、すんなり導入できました。それだけZOOMは使いやすいという事なのかもしれません。
世間が後押し
もう一つ要因があるとすれば、世間の後押しかと思います。新聞やネットの報道やTV番組でもビデオ会議はかなりの頻度で登場し、推奨されています。さすがの、ＩＴ嫌いの強者も取り組まなくてはならないという思いをもって頂けたようです。これは、大きかったですね。
アクセスする練習を繰り返す
一度繋げることができたからと言って油断してはいけません。私は、何度でも、ZOOMミーティングを招集してアクセスする練習をしていただきました。ただアクセスするだけでなく、何か議題を設けて実施しました。
予定がありアクセスできない方も逃さないように招集回数を増やし、都合のいい時にアクセスいただくようにしたのです。
回数をこなしていくうちに、だんだん慣れてきてよりスムーズに打ち合わせが始められるようになります。少し恥ずかしい感じや、お遊び気分も抜けていくようにもなります。
根気がは大事
しかし、意識のある方は何度もアクセスしていただけるのですが、まったく反応していただけない方もいらっしゃいます。自分は一人でやるのでほっといてくれ、と言わんばかりです。
この手の方には、前回参加いただいた人数を招待メールに記入する等の対策を根気よく継続するしかないですね。
いろいろな企業がZOOMセミナーを実施している
営業などの活動が制限されている中、ZOOMでセミナーを実施する企業が増えてきています。そのセミナーを社内で共有する方法も有効です。自粛に入ってから、だんだん業務が制限されるので忙しかった方も時間が取れるようになってきます。
４０分制限で、会議を仕切り直しするとき問題が発生する
有料アカウントを持っていれば問題ありませんが、無料アカウントを活用している場合、４０分制限の壁がやってきます。
一度会議を退席して、また戻っていただかなくてはならないのです。最初は、再度招待しなおしていました。しかし、戻ってこれない方がどうしても出てしまいました(笑)。
できるだけ、会議に復帰しやすいように、会議の時間を予定より多めに設定しておけば、最初に招集したリンクが有効になっているので、再クリックでよいのです。デフォルトでは３０分になっているので、３時間ぐらいにしておくといいでしょう。
テレワークは、本来働き方改革の一環で推奨されている働き方です、まさかこんな形で一般化するとは思ってもいませんでした。
しかし、このレベルのショックがなければ絶対にテレワークをしない方たちが無理やり突入しているのです。
ある意味これはチャンスとも言えます、コロナを乗り越えた後においても、テレワーク等の時間や場所にとらわれない働き方は加速していくでしょう。
